Neste mês de maio, a Fundação Hemominas finalizou a implantação do sistema Hemote em todas as suas unidades. O processo de implantação do sistema teve início em 2015, após licitação que teve a empresa Sofis Tecnologia contratada.

Processo de implantação

“A Sofis já havia implantado o sistema em alguns bancos de sangue privados e públicos, como o Hemorio, mas nada na proporção da Hemominas, que trabalha em rede e possui 22 unidades, além dos PACEs (postos avançados de coleta externa)”, explica Artur Umbelino, técnico da Gerência de Supervisão e Acompanhamento da diretoria Técnico-científica da Hemominas. Por isso, o sistema precisou passar por adaptações e ser customizado para a realidade da hemorrede mineira.

Na semana pré-implantação, os servidores da unidade escolhida eram orientados a realizar o trabalho no processo antigo e no sistema Hemote ao mesmo tempo. Esse procedimento foi necessário para testar o novo sistema sem perder nenhuma informação, além de treinar os funcionários na nova ferramenta. Ao final da semana, era preciso que a unidade ficasse um dia sem realizar o atendimento aos doadores, para que nenhum novo dado fosse gerado e os dados já registrados no sistema antigo fossem integralmente migrados para o Hemote. Após essa etapa, a unidade voltava ao atendimento usando somente o novo sistema.

Antes que o sistema fosse implantado, foi realizada uma reunião prévia com integrantes da diretoria Técnico-científica (TEC), gerência de Supervisão e Acompanhamento (GSA) e Gerência de Tecnologia e Comunicação (GTC),para verificar a dimensão de cada unidade a passar pela mudança (quantidade e modelo dos equipamentos, estrutura da rede de dados etc). A partir dessas informações, a Sofis fazia a preparação de todo o ambiente tecnológico.

Durante todo esse processo, as unidades tinham o acompanhamento presencial das equipes técnicas da Hemominas (TEC, GSA e GTC) e da Sofis, que validavam as etapas em cada área do ciclo do sangue (cadastro, triagem, coleta, fracionamento etc).

Também era realizado um simulado com os servidores, no qual eles se colocavam no lugar dos doadores, o que ajudou a testar os tempos de espera em cada processo do ciclo do sangue e a qualidade em que os dados registrados chegavam ao Hemote.

Em coletas externas, que acontecem fora das unidades, o sistema Hemote também é utilizado, já que há a possibilidade do funcionamento no modo off-line, caso o local da coleta não possua estrutura de internet.

Artur explica que agora as informações estão em um banco de dados único, centralizado e online. “A partir disso, os dados de todas as unidades estão 100% interligados, além de ser possível acompanhar o estoque em tempo real. Com a implantação do sistema, conseguimos ter um gerenciamento melhor e mais rápido do ciclo do sangue, o que nos permite desenvolver ações mais específicas para cada unidade”, finaliza.

Sistema Hemote

O Hemote é um sistema desenvolvido pela Sofis Tecnologia para a gerência completa dos serviços de hemoterapia. Ele interliga e administra todas as etapas do processo de doação de sangue e transfusão de hemocomponentes, seguindo as normas da Anvisa e a legislação vigente.

O sistema permite consultas e estatísticas dos processos do ciclo do sangue, em rede ou por unidade, em tempo real, além de facilitar a rastreabilidade das operações realizadas.